Manual para la generación de Libros Digitales con Legalia.

El presente manual sirve tanto para la presentación telemática de Libros con Firma Digital como para la presentación en soportes digital CD, en el mismo nos centramos únicamente en la generación de los libros en PDF aunque pueden hacerse en otros muchos formatos soportados por legalia (Excel, Word, RTF). El procedimiento descrito es válido para cualquier libro que sea requerido aunque este manual se centra en el Diario e inventario y cuentas.

¿Que necesitamos?

  • Cualquier firma digital de las autorizadas por el ministerio de industria no siendo necesaria la realización de tramite alguno presencial en el Registro si bien y como único requisito se deben de dar de alta en los servicios telemáticos del colegio de Registradores siguiendo el siguiente enlace.
    • CERES – FNMT. Fábrica Nacional de Moneda y Timbre – Valen todos.
    • DNIe – Dirección General de la Policía
    • AC ABOGACÍA
    • ANCERT – Agencia Notarial de Certificación
    • Autoritat de Certificació de la Comunitat Valenciana – ACCV
    • CATCert
    • REGISTRADORES DE ESPAÑA SCR.
  • Impresora virtual que genere PDF. (consulte a su soporte de informática)
  • El manual está basado en PDFCreator aunque puede funcionar cualquier otra, recomendamos versiones 0.93 o anteriores, las siguientes incluyen malware.
  • Programa Legalia para elaborar los soportes.

1 – Exportar los ficheros desde Contabilidad utilizando Impresora de PDF

Desde el mismo punto de nuestro programa de contabilidad donde imprimiamos los Libros en papel debemos cambiar la impresora destino seleccionando en su lugar la impresora virtual de PDF. (ejemplo Contaplus)

Libro Diario. Una vez que hemos filtrado la información relativa al libro Diario procedemos a generar su correspondiente fichero en algún lugar de nuestro disco duro creado al efecto (por ejemplo c:\almacen temporal).

Seleccionamos la impresora destino: impresora de PDF.

Seleccionamos la impresora destino impresora de PDF

impresora de PDF capturará la impresión y nos preguntara el nombre que queremos asignar al fichero.

Ponemos el nombre del fichero

En el paso siguiente seleccionaremos el directorio temporal donde guardaremos el fichero generado.

Seleccionamos el directorio destino del fichero

Y guardamos el fichero.

Finalmente guardamos el diario

Libro Inventario y Cuentas. Este libro se compone de distintos bloques de información. Por una parte el inventario y por otra los balances que se suelen separar por trimestres, para generar todo en un solo fichero utilizaremos una característica especial de impresora de PDF, que es, dejar los documentos “en espera” o “waiting” en inglés.

Empezamos con el Inventario, filtramos la información y la mandamos a imprimir a traves de la impresora de PDF.

Seleccionamos el nombre y en lugar de guardar dejaremos el documento “en espera” (Waiting en inglés).

Observaremos que aparece un monitor de impresión con el documento en estado “waiting”, a continuación filtraremos el contenido del primer trimestre de los balances y lo mandaremos a imprimir por impresora de PDF.

El documento pasará a encolarse justo detrás del inventario, repetiremos la operación con todos los balances trimestrales.

Una vez que tengamos todos los documentos que forman el libro Inventario y Cuentas Anuales los seleccionaremos con la tecla “CTRL” apretada.

Seleccionados todos los documentos los combinaremos según la imagen siguiente.

El resultado será un único documento que pasaremos a imprimir.

La impresora de PDF nos volverá a preguntar por el nombre del fichero y ahora sí, le daremos el nombre de “inventario y cuentas” que nos permita reconocerlo luego en Legalia.

Lo guardamos en la misma carpeta que el Diario.

El resultado es una carpeta temporal con los dos ficheros perfectamente exportados, la apariencia visual es la misma que los libros en papel, el formato PDF nos garantiza la no modificación por parte de los clientes del contenido de los ficheros.

2 – Generar el soporte con Legalia para envío telemático.

Antes de nada debemos conocer donde se instaló Legalia, para saber donde nos dejará las carpetas de cada una de las sociedades, la ruta por defecto es la que figura en la imagen siguiente.

Abrimos Legalia, menú “Formulario”, Nuevo o CTRL – N
.

El nombre que pongamos en la primera casilla es el mismo que recibirá la carpeta en la que se guardarán los libros de la sociedad.


Rellenamos todos los datos

.

Pasamos a incorporar los Libros. Menú “Edición”, “Datos de los libros”.

Seleccionamos “Diario” y en formato elegimos “Acrobat Reader”.

Buscamos el fichero DIARIO SOCIEDAD SL.pdf que previamente hemos generado en la carpeta c:\Almacen temporal.

Rellenamos todos los datos.
El campo “Nº” corresponde al número de orden, si esta sociedad por ejemplo tiene 3 libros Diario previamente legalizados, el actual sería el 4º.

Ponemos la fecha de apertura y cierre y pinchamos en “Insertar”.

A continuación en el cuadro inferior seleccionamos el libro otra vez y en el campo marcado según la imagen ponemos la fecha de cierre de los últimos libros legalizados.

Repetimos la operación con el libro “Inventario y Cuentas Anuales”.

Ponemos la fecha de cierre del libro Inventario y Cuentas.

Salimos.

A continuación generaremos la carpeta con los ficheros y la Huella Digital.

Si no tenemos errores primarios el botón “Generar Huella” estará activo y pulsaremos sobre el. En caso de tener alguno haciendo doble click sobre el nos marcara donde están los errores.

Este mensaje se acepta sin mas.

Se imprime la Huella Digital en una impresora fisica.

La huella digital no es necesaria en la presentación telemática pero es muy recomendable su archivo. El resultado será un documento similar a este.

Para la presentación telemática seleccionaremos CD.

Estos son los ficheros que debemos enviar telemáticamente (la carpeta).

MUY IMPORTANTE:

Los ficheros, una vez generada la huella digital no deben ser modificados bajo ningún concepto.

La carpeta de libros remitidos telemáticamente será su único original, en el Registro solo trabajamos con las huellas de los mismos y no almacenamos los ficheros. Les recordamos y recomendamos que realicen copias de seguridad de todos los documentos remitidos al Registro.

Es muy recomendable que antes de realizar la presentación de los documentos pasemos los mismos por el programa de validación RLEGALIA .

3 – Presentación en el Registro Mercantil.

3.1 – Presentación telemática.

- Necesitaremos disponer alguna firma digital compatible (ver firmas al principio).

– Estar dados de alta en la web del colegio de Registradores como usuario registrado

Darse de alta como usuario abonado

– El envío lo efectuaremos desde la nueva plataforma de remisión telemática del Colegio de Registradores .

- Acceso a la plataforma (Acceso con certificado)

El envío puede realizarse a cualquier hora y cualquier día de la semana, teniendo en cuenta que si se supera la hora de cierre del diario de presentación del Registro o el envío se realiza en un día festivo la entrada del documento será al día siguiente hábil a las 09:00.

Manuales de ayuda del colegio de registradores (sección descargas):

  Manual de ayuda de Presentación telemática de libros
  Manual de ayuda de envío de lotes de libros
  Manual de usuario de Legalia
  Preguntas más frecuentes

Registro Mercantil de Alicante. Departamento de informática.